Время – деньги. Фраза, которая была впервые зафиксирована в эссе Б. Франклина «Путь к богатству» (“The way to Wealth”, 1758 г.), и которая до боли всем нам знакома, очень емко описывает ситуацию не только современности, но и всей истории человечества, когда время и скорость играют ключевую роль в жизни каждого. Время идет для всех одинаково и всем известно, что время – ресурс очень ограниченный и невероятно ценный, поэтому нужно уметь правильно им распоряжаться, но мало кто знает, как это делать качественно.
Каждому под силу научиться планировать свое время и ответственно им распоряжаться, поэтому хочу предложить 7 ключевых советов для правильного распределения и планирования времени и поделиться своим опытом их использования как студент 1 курса Санкт-Петербургского политехнического университета Петра Великого.
1. Умение расставлять приоритеты.
Умение расставлять приоритеты является ключевым компонентом эффективного тайм-менеджмента. Чтобы правильно расставить приоритеты, нужно воспользоваться специальной таблицей, которая в разы упрощает этот процесс. Она состоит всего из 4 окошек, в которые вписываются задачи, подлежащие выполнению.
По вертикали отображается срочность выполнения задания, по горизонтали – важность
· Задачи из категории «срочно и важно» выполняются в первую очередь
· Задачи из категории «срочно, но не важно» выполняются во вторую очередь, так как они не насколько важны как задачи из первой категории, но все равно должны быть выполнены в ближайшие сроки
· Задачи из категории «важно, но не срочно» выполняются в третью очередь и могут подождать, в отличии от первых двух
· Задачи из категории «не важно и не срочно» будут тратой времени, если выполнять их перед какими-либо другими задачами из пунктов выше по важности или срочности.
Во время своей учебы в Политехе мне приходится выполнять множество различных заданий из разных сфер науки, и порой бывает, что не знаешь, с чего начать. Данный способ на протяжении всего 1 семестра помогал мне сосредоточиться на важных задачах и выполнять их в срок, особенно беру во внимание задания по философии, так как они были достаточно трудоемкими, времязатратными, требовали усидчивости, внимательности, качественного выполнения и всегда сопровождались строгими дедлайнами.
2. Умение делегировать некоторые из своих задач на других людей.
Если вы являетесь руководителем какого-либо проекта, то умение перекладывать некоторые обязанности на своих подчиненных поможет вам избежать перенагрузки. В таком случае важно доверять своим работникам в том, что они смогут сделать какую-то работу за вас не хуже вас.
Но что делать, если вы не являетесь руководителем? В такой ситуации тоже можно снять с себя некоторые обязанности, попросив друзей или родственников о помощи.
Очень важно не стесняться просить о помощи, так как это ни в коем случае не делает вас слабым человеком. Из моего личного опыта хочу добавить, что в начале своей учебы в Политехе мне было стыдно просить помощи у одногруппников, которые, например, лучше разобрались в какой-либо теме, потому что мне не хотелось казаться хуже них. Очень жаль, что я раньше не понимала, насколько помощь друзей упрощает работу, ведь раньше я постоянно страдала от перенагрузки, зато сейчас знаю, что я в любой момент могу обратиться за помощью.
3. Поиск того, на что вы тратите больше всего времени.
Если вы плохо оцениваете время, поймите, где вы делаете это неправильно. Мы часто тратим много времени на вещи, которые не имеют большого значения или не вносят большого вклада в общую картину. Помните о привычках или задачах, которые отнимают время.
В конце дня взгляните на всю проделанную работу и посмотрите, сколько времени было потрачено на нее. Отметьте, что было продуктивно, а что нет. Существуют инструменты тайм-менеджмента, позволяющие лучше оценивать свое время. Поговорим о них подробнее в следующем пункте.
До того, как я начала эффективно распределять свое время, я делала то, что любит делать большинство – тратила часы за просмотром контента в Интернете и социальных сетях вместо того, чтобы заниматься поистине важными делами. Когда же я всерьез задумалась о том, сколько и на что я трачу свое драгоценное время, я ужаснулась, ведь все это время можно было провести продуктивно и с пользой.
4. Инструменты тайм-менеджмента.
Эффективное приложение или программное обеспечение для управления временем полезно для отслеживания времени и планирования работы. С таким инструментом намного проще ставить личные цели и придерживаться их. Это поможет вам разумно планировать работу с помощью визуальных досок. Инструмент тайм-менеджмента является обязательным для команд и людей, которые любят максимально использовать свое время. Одними из самых полезных и популярных инструментов тайм-менеджмента являются:· «ProofHub» - приложение для отслеживания продуктивности рабочего дня, с помощью которого можно записывать каждую минуту, проведенную на работе, и эффективно управлять своим временем.· «Clockodo» - программное обеспечение, созданное для помощи предпринимателям и руководителям организаций отслеживать свое время, при этом оно работает по всему миру. Инструмент располагает секундомером, параметрами для настройки каждого отдельного сотрудника и составляет календарь их отсутствия.· «Rise – Use Your Time Wisely» - с помощью этого приложения вы можете увидеть, сколько часов вы работали, сколько времени вы уделяете концентрации, сколько времени вы тратите на переключение контекста и какие веб-сайты вас больше всего отвлекают, среди многих других функций. Эффективное отслеживание и управление своим временем никогда не было проще. От себя могу порекомендовать такие приложения как «Forest» и «Pomadoro». Эти два приложения дополняют друг друга, поэтому я советую использовать их вместе. При помощи приложения «Forest» можно отслеживать время, на протяжении которого вы были сконцентрированы на работе. Но все не так просто, ведь в самом начале при открытии приложения вас просят посадить дерево, которое будет расти, пока вы работаете. Чем больше вы работаете, тем больше вырастет дерево. Если работать регулярно и не отвлекаться, в скором времени можно вырастить свой собственный лес. Приложение «Pomadoro», в свою очередь, помогает вам следить за тем, как много вы отдыхаете. В приложении можно поставить таймер для работы и отдыха, при этом оно уведомит вас, когда пора отвлечься от работы и немного отдохнуть, чтобы не «перегреться». Это наталкивает на следующий совет для всех, кто хочет правильно распоряжаться своим временем, и это отдых.5. Правильный отдых. Работать - это, конечно, благое дело, но и перенагружать себя тоже не стоит. Самое главное, что нужно знать – это то, как правильно отдыхать и с каким интервалом. Как уже было сказано ранее, есть приложения, которые помогают вам отлеживать время своей работы и отдыха. По рекомендациям разработчиков «Pomadoro», оптимальным соотношением работы является 1 час работы на 15 минут отдыха. Но что делать во время перерыва? Первым делом не нужно лезть в телефон и проверять социальные сети. Лучшим решением будет сделать разминку, подышать свежим воздухом, выпить чашку кофе или послушать расслабляющую музыку. Важно как можно лучше отвлечься от работы и дать своему мозгу и телу небольшую передышку. Во время своей работы над заданиями я придерживалась именно такой стратегии, ведь качественный 15-минутный отдых может заменить час посредственного отдыха, такого как проверка новостей в социальных сетях или игра на смартфоне.6. Рабочее место. Очень важно создать рабочую атмосферу для правильного настроя на продуктивную работу. Для каждого человека такая атмосфера будет разной, но я считаю, что самое главное, это обустройство рабочего места таким образом, чтобы ничто не отвлекало и не мешало. В пример могу привести японскую систему организации рабочего места 5S. Само название “система 5S” говорит о том, что она состоит из пяти правил, название каждого из которых начинается на букву S. По-японски они звучат следующим образом: Сэири, Сэитон, Сэисо, Сэикэцу, Сицуке. На английском языке так: Sort, Set in order, Shine, Standardize, Sustain. А на русском так: Сортировка, Соблюдение порядка, Содержание в чистоте, Стандартизация, Совершенствование. Из всех этих правил, считаю, что объяснить стоит только стандартизацию. Она означает то, что вышеперечисленные правила должны восприниматься как некий единый стандарт, обязательный для соблюдения абсолютно всеми работниками. В случае одного человека, стандартизацию можно расценивать как соблюдение всех этих правил на регулярной основе, тем самым вводя их в привычку. 7. Деление задачей на пункты. Последним важным советом для правильного распределения времени на выполнение задач, особенно если некоторые из них являются объемными, будет деление их на пункты и подпункты. Для того, чтобы не перенапрягаться и не тратить все время на одну большую задачу, ее можно разделить на несколько пунктов и выполнять их, идя от самых сложных к самым простым, таким образом, задача не только выполнится быстрее, но и будет проще отслеживать свой прогресс. Согласитесь, намного приятнее видеть, что половина задач из списка уже сделано и прямо руки чешутся уже поскорее закончить их все. Надеюсь, что эти советы помогут вам научиться правильно распоряжаться своим временем, сдавать все работы в срок, не перенагружаться и иметь больше сил в конце дня, чтобы провести его со своими близкими.Боруроева Кристина Романовна. 3834502/20004
Очень понравилась статья! Спасибо